MA25 - Intégration du processus d’achat dans la gestion de projet À distance

1. Pourquoi piloter l'achat en mode projet

• Les enjeux de la fonction achat dans les collectivités
• Les limites d'une gestion uniquement procédurale des marchés
• Les apports du mode projet :
  • Transversalité
  • Meilleure définition du besoin
  • Maîtrise des délais
  • Sécurisation juridique
  • Performance économique
• Les différents acteurs du projet achat

Mise en situation : Sur la base d'un exemple de projet d'achat, les participant construisent les 5 grandes phases de la gestion de projet : initialisation du projet, planification, exécution, suivi et contrôle, clôture.

2. La programmation des achats

• Pourquoi programmer les achats
• Les liens avec :
  • Le budget
  • La stratégie d'achat
  • La planification des procédures
• Construire un plan pluriannuel des achats
• Identifier les achats stratégiques
• Prioriser les projets d'achat
• Construire une matrice Pareto et identifier les fournisseurs stratégiques et les segments d'achat à enjeux.

Mise en situation :

• A partir d'un exemple : construire une matrice de Pareto, savoir la présenter et faire des préconisations au regard des résultats obtenus, identifier les impacts sur les projets d'achat
• Identifier les apports de l'intelligence artificielle pour optimiser la cartographie des achats et son analyse

3. Les étapes du processus d'achat en mode projet

Présentation des grandes phases du projet achat :

1. Analyse du besoin
2. Sourcing et analyse du marché fournisseur
3. Stratégie d'achat
4. Préparation du dossier de consultation
5. Mise en concurrence
6. Analyse des candidatures et des offres
7. Attribution/notification
8. Suivi d'exécution du marché

Pour chaque étape le formateur fait le point sur : les objectifs, les acteurs, les livrables, les points de vigilance

Mise en situation : Identifier les points de vigilance pour le chef de projet, les phases critiques, comment les aborder et les gérer.

4. Gérer le plan de charge

• Identifier les tâches d'un projet achat
• Estimer les délais
• Construire un planning projet
• Anticiper les points critiques

Le formateur présente les outils : rétroplanning, diagramme de gantt simple de planification, plan de charge acheteur

Mise en situation : Construire un planning d'une consultation et évaluer les délais à chacune des étapes

5. Organiser la gouvernance du projet d'achat

• Les parties prenantes d'un projet achat : acheteur, prescripteur, direction juridique, direction financière, élus.
• Organiser la collaboration
• Les instances de pilotage

Le formateur présente un RACI applicable à un projet de marché public

Mise en situation : Construire un RACI : chaque groupe construit un RACI par type de procédure. MAPA, AOO

6. Travailler avec les prescripteurs et les services métiers

• Structurer la phase amont du besoin pour mieux le définir
• Adopter une communication positive et constructive
• Organiser et animer les réunions
• Assurer le suivi du projet avec les clients internes
• Construire une fiche d'expression du besoin
• Optimiser le compte rendu de réunion projet
• Établir un tableau de suivi

Mise en situation : Préparation d'une réunion de lancement après la notification du marché

7. Piloter et suivre l'exécution du marché

• Organiser le pilotage du marché après sa notification
• Mettre en place des outils de suivi de marché
• Anticiper les difficultés d'exécution et sécuriser la relation contractuelle avec le titulaire
• La répartition des responsabilités dans le suivi d'exécution du marché
• Gérer les difficultés en cours d'exécution du marché
• Capitaliser sur les retours d'expérience

Mise en situation : Construire une trame de revue de contrat qui inclus un plan d'action pour améliorer l'exécution de la prestation

8. Construire des indicateurs et des tableaux de bord pour suivre la fonction achat

• Identifier les indicateurs utiles pour piloter l'activité achat : les indicateurs d'activité et de performance
• Construire un tableau de bord simple de suivi des marchés
• Mesurer et suivre la performance des achats : gains, clauses sociales et environnementales, etc..
• Suivre les risques liés à la commande publique
• Structurer des outils permettant de rendre compte de l'activité achat à la direction

Mise en situation : Identifier les indicateurs pertinents par rapport à ma fonction achat

• Optimiser la collaboration entre acheteurs et prescripteurs en vue de qualifier précisément les besoins, d'anticiper les interactions et d'améliorer les pratiques de travail en interne.
• Comprendre les enjeux organisationnels et stratégiques de l'achat en mode projet
• Appréhender les enjeux de la programmation des achats et savoir générer une cartographie des achats
• Structurer un projet achat de manière méthodique
• Maitriser les délais et la répartition des tâches
• Savoir clarifier le rôle des acteurs du projet et clarifier le qui fait quoi
• Savoir améliorer la collaboration interne
• S'assurer de la bonne exécution du marché
• Savoir identifier les indicateurs pertinents, maîtriser les risques

• Piloter les achats en mode projet
• Maîtriser la programmation des achats
• Organiser la gouvernance et clarifier la répartition des rôles
• Améliorer la collaboration interne
• Sécuriser et suivre l'exécution des marchés
• Piloter l’activité grâce aux indicateurs

QCM de début et de fin de formation d'évaluation des compétences

Cas pratiques

Tour de table

Evaluation à chaud