CYL01 - Cycle Acheteur négociateur

Introduction : achat public et négociation (2 jours)

• -Focus sur le cadre réglementaire : le code de la commande publique
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• Les cas où la négociation est autorisée par la réglementation des marchés publics
• Les fondements de la procédure concurrentielle avec négociation

Un contexte général plutôt favorable au développement de la négociation dans les achats publics

• Jusqu'où aller dans la négociation compte tenu de la réglementation ?
• Le respect des principes d'égalité de traitement et de transparence des procédures
• Quoi, quand, comment, avec qui et sous quelle forme négocier ?

Rendre la négociation efficiente

Se donner la marge de manoeuvre nécessaire et maîtriser le processus de la négociation

Les limites réglementaires de la négociation dans les achats publics

Cerner les éléments négociables de l'offre et ceux non négociables

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Cas pratique : quizz d'évaluation des acquis

Préparer et mener son chemin de négociation (4 jours)
Une définition préalable pertinente des besoins: un enjeu essentiel pour une bonne préparation de la négociation

• Fixer les zones d'enjeu et les objectifs à atteindre
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• La qualité de la prestation
•  Le délai de réalisation de la prestation
• Le prix et le coût global

Les bonnes questions à se poser

• Identifier clairement les éléments susceptibles de donner lieu à négociation
• Déterminer la valeur et le degré d'importance des critères de choix les uns par rapport aux autres
• Mesurer les axes d'amélioration possible de ces critères en cours de négociation
• Intégrer l'importance de l'enjeu financier par rapport aux enjeux qualitatifs

Utiliser le sourcing et le dialogue fournisseur comme un élément permettant de créer de la valeur dans le process d'achat et mieux définir les modalités de l'achat

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Situer la négociation dans le processus Achats

• Contractualiser les besoins exprimés par les équipes dans le respect des exigences de cout, de délai et de performance
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• Définir les besoins : une mauvaise définition des besoins = une mauvaise négociation

Constituer un dossier de négociation et définir le résultat attendu

Connaître son marché

• Connaitre les forces et les faiblesses de l'offre et de la demande

Déterminer ses objectifs budgétaires

• Calculer ses coûts pour mieux négocier
• Identifier les leviers d'amélioration des conditions d'achat
• Décliner et présenter une stratégie auprès des fournisseurs
• Prévoir des concessions et anticiper les réactions du partenaire

Analyser et choisir entre les différents types de négociation

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Établir une stratégie efficace

• Analyser les atouts et faiblesses de la négociation grâce à la construction d'une matrice
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• Définir les objectifs à atteindre et formuler des objectifs ambitieux et réalistes (maximum, minimum, cible)
• Définir les marges de négociation en analysant le rapport de force, en mesurant les enjeux mutuels à négocier…

Définir le jeu de rôle de chacun

• Définir les comportements et la posture à adopter
• Organiser la discussion afin de limiter l'altération des échanges

Organiser matériellement l'entretien de négociation

Déterminer l'argumentaire à développer lors de la négociation

Gérer le cas particulier de l'absence de concurrence

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Cas pratique : construire le chemin de négociation et se répartir les rôles

Négocier : une question de posture, de recherche d'adhésion et de préparation (2 jours)
Piloter l'entretien de négociation

• Cadrer l'entretien
• Rappeler les conditions de l'entretien de négociation et le ou les objectifs à atteindre
• Définir son intention et être collectivement alignés sur les objectifs à atteindre
• Clarifier et partager la vision
• Structurer les étapes de la négociation
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• Comment négocier en équipe ?
• Anticiper et agir face aux difficultés

Savoir communiquer en négociation

• Questionner et argumenter
• Reformuler et conclure

Faire valider les propositions

Convaincre et traiter les objections

Conclure la négociation et préparer la suite

Construire son plan de progrès personnalisé

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Exercice : préparation mentale à la négociation

Gagner une négociation en s'appuyant sur l'intelligence collective

• Repérer les atouts et les faiblesses de notre communication
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• Auto diagnostic sur son mode de communication

Repérer le mode de communication de l'autre

S'appuyer sur l'intelligence collective pour créer les conditions d'un dialogue constructif

Les postures pour construire une relation partenariale efficace

• La capacité d'écoute
• L'empathie
• La gestion de ses émotions
• La gestion du stress

Développer ses talents de pédagogue

Convaincre et influencer : quelles clés utiliser ?

• La légitimité

Faut-il être convaincu pour convaincre ?

L'écosystème de l'influence

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Jeu de rôle : Simulation d'une négociation
Mise en situation : négociation en situation difficile


Pilotage et suivi de la procédure de négociation (2 jours)

• Analyse économique et financière des propositions et dépouillement des offres
• La question du prix et l'argumentaire
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• La perception du prix dans la négociation : faire le choix de l'offre économiquement la plus avantageuse
• Les techniques de réponse à l'objection prix

Conclure la négociation

•  Identifier les avantages, les contreparties et les points de concession
• Faire une synthèse de la négociation
• Ajuster l'offre initiale

Faire le bilan de la négociation

• Valider le contrat négocié
• Contrôler l'application des points négociés
• Comparer les résultats obtenus par rapport aux objectifs assignés
• Evaluer les gains par rapport au précédent marché
• Préparer les prochaines marges de progression

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● Appliquer les règles relatives à la négociation
● Identifier les éléments négociables dans le marché en fonction des besoins exprimés
● Préparer et conduire un entretien de négociation en fonction des besoins exprimés, du marché et des fournisseurs sélectionnés
● S'approprier et mettre en œuvre les méthodes, outils et techniques de négociation
● Etablir un partenariat gagnant-gagnant avec le prestataire
● Adapter les tactiques psychologiques en fonction de ses interlocuteurs au cours de la négociation

Responsable de service Achats et/ou marchés publics, acheteurs, négociateurs, toute personne souhaitant développer ses compétences et sa posture de négociateur

Avoir une connaissance des règles fondamentales de la commande publique

Quizz, cas pratiques, mises en situation, jeux de rôle...

● Des quizz/QCM
● Un auto positionnement à chaque séquence
● Des travaux en sous-groupes avec validation par l'intervenant
● Des travaux individuels
● Des mises en situation/jeux de rôle
● La rédaction et la validation des plans d'action en collectif

● L'analyse des productions et la mesure des connaissances acquises lors des intersessions au travers de plans d'actions spécifiques et en fonction des objectifs assignés
● La validation des apprentissages par l'intervenant en fin de cycle au travers des différents outils et modalités : Quizz – QCM- évaluation des différentes productions construites tout au long du parcours

Directeur ou responsable des achats au sein d'organisations publiques
Expert en achat public